الفاتورة الإلكترونية: الإنشاء والإرسال والاستلام

ما الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية فاتورة بصيغة إلكترونية منظمة تتيح المعالجة الآلية وتطابق المعيار الأوروبي EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). ويستطيع البرنامج أن يقرأ كل بيان فيها: رقم الفاتورة والخدمة والمبالغ ونسب الضريبة وبيانات البنك.

لذلك فإن ملف PDF وحده ليس فاتورة إلكترونية، بل فاتورة من نوع آخر (sonstige Rechnung)، شأنه شأن الرسالة الورقية. وتنتشر في ألمانيا صيغتان: XRechnung، وهي ملف XML خالص، وZUGFeRD، وهي ملف PDF مقروء مع ملف XML مضمّن.

متى يسري الإلزام؟

يأتي الإلزام على مراحل (قانون فرص النمو، § 27 Abs. 38 UStG). وهو يسري على الفواتير بين الشركات داخل ألمانيا، ولا يشمل الفواتير الموجهة إلى العملاء الأفراد.

• منذ 1 يناير 2025: يجب على كل الشركات أن تكون قادرة على استلام الفواتير الإلكترونية، بما فيها المنشآت الصغيرة (Kleinunternehmer).
• 2025 و2026: ما زالت الفواتير الورقية مسموحة، وكذلك الفواتير الإلكترونية الأخرى مثل ملف PDF عادي بموافقة المستلم.
• 2027: من تجاوز إجمالي مبيعاته في السنة السابقة 800.000 € يُصدر فواتير إلكترونية؛ ويجوز للشركات الأصغر أن تستخدم فواتير من نوع آخر حتى نهاية 2027.
• من 1 يناير 2028: تصبح الفاتورة الإلكترونية إلزامية للجميع. وتُستثنى بصفة دائمة فواتير المبالغ الصغيرة حتى 250 € وتذاكر السفر، وكذلك المنشآت الصغيرة عند الإصدار.

كل المواعيد والاستثناءات بالتفصيل

ZUGFeRD أم XRechnung؟

تُعد XRechnung المعيار للفواتير الموجهة إلى الجهات العامة. ويُصدر موردو الحكومة الاتحادية فواتيرهم إلكترونياً منذ 27 نوفمبر 2020، وتُوجَّه الفاتورة برقم Leitweg-ID.

أما بين الشركات فتنتشر ZUGFeRD: يقرأ الناس ملف PDF، وتعالج البرامج ملف XML المضمّن. وتفي الصيغتان بالإلزام إذا طابق محتواهما المعيار EN 16931. وفي ZUGFeRD يعني ذلك ملف تعريف من مستوى BASIC فما فوق؛ أما ملفا التعريف MINIMUM وBASIC WL فلا يكفيان.

إنشاء فاتورة ZUGFeRDإنشاء XRechnung

استلام الفواتير الإلكترونية وحفظها

من يستلم فاتورة إلكترونية يجب عليه أن يحفظها بصيغتها الأصلية؛ ولا تكفي النسخة المطبوعة. ومنذ 2025 تبلغ مدة حفظ الفواتير ثماني سنوات (§ 14b UStG, § 147 AO).

يستقبل TWT Invoice الفواتير الإلكترونية برفع الملف أو عبر صندوق بريد إلكتروني مخصص، ويعرضها بشكل مقروء، ويفحصها وفق المعيار، ويؤرشف أصلها. ومن يحتاج إلى الاستلام فقط يستخدم لذلك الخطة المجانية «استقبال الفاتورة الإلكترونية».

استلام الفواتير الإلكترونية مجاناً

كيف تُنشئ الفواتير الإلكترونية مع TWT Invoice

• اكتب الفاتورة كالمعتاد، أو انقلها من عرض سعر، أو أنشئها فاتورةً متكررة.
• اختر الصيغة: ZUGFeRD بملف التعريف EN 16931 للعملاء من الشركات، أو XRechnung 3.0 مع Leitweg-ID للجهات الحكومية.
• قبل الإرسال يفحص TWT Invoice كل فاتورة إلكترونية بمدقق KoSIT، ويفحص ملف PDF/A-3 بأداة veraPDF.
• أرسلها بالبريد الإلكتروني، برقم فاتورة متسلسل ومع حفظ أصلها في الأرشيف.