راهنمای صورتحساب الکترونیکی
صورتحساب الکترونیکی: صدور، ارسال و دریافت
از 1 ژانویه 2025 هر کسب‌وکاری در آلمان باید بتواند صورتحساب الکترونیکی دریافت کند و تا سال 2028 صدور آن نیز الزامی میشود. در این صفحه می‌خوانید صورتحساب الکترونیکی چه ویژگی‌هایی دارد، کدام فرمت‌ها پذیرفته می‌شوند و چگونه با TWT Invoice صورتحساب الکترونیکی صادر، بررسی و بایگانی کنید.
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی صورت‌حسابی است در یک فرمت الکترونیکی ساختاریافته که پردازش خودکار را ممکن میکند و با استاندارد اروپایی EN 16931 مطابقت دارد (§ 14 Abs. 1 UStG). یک نرم‌افزار می‌تواند تک‌تک اطلاعات آن را بخواند: شماره صورتحساب، خدمت ارائه‌شده، مبالغ، نرخ‌های مالیات و اطلاعات حساب بانکی.
بنابراین یک فایل PDF به‌تنهایی صورتحساب الکترونیکی نیست، بلکه «صورتحساب دیگر» (sonstige Rechnung) به شمار میرود، درست مانند نامه‌ای روی کاغذ. در آلمان دو فرمت رایج است: XRechnung که فقط یک فایل XML است، و ZUGFeRD که یک PDF خوانا با فایل XML جاسازیشده است.
این الزام از چه زمانی اجرا میشود؟
این الزام مرحله‌به‌مرحله اجرا میشود (قانون فرصت‌های رشد، § 27 Abs. 38 UStG). این الزام صورتحسابهای میان کسب‌وکارها در داخل آلمان را در بر می‌گیرد؛ صورتحسابهای مشتریان خصوصی مشمول آن نیستند.
- از 1 ژانویه 2025: همه کسب‌وکارها باید بتوانند صورتحساب الکترونیکی دریافت کنند، حتی کسبوکارهای کوچک (Kleinunternehmer).
- 2025 و 2026: صورتحساب کاغذی همچنان مجاز است و سایر صورتحسابهای الکترونیکی، مانند یک PDF ساده، با رضایت گیرنده مجازند.
- 2027: کسب‌وکاری که کل فروش آن در سال قبل بیش از 800.000 € بوده است، صورتحساب الکترونیکی صادر میکند؛ کسبوکارهای کوچک‌تر تا پایان 2027 هنوز می‌توانند از صورتحسابهای دیگر استفاده کنند.
- از 1 ژانویه 2028: صورتحساب الکترونیکی برای همه الزامی است. صورتحسابهای کم‌مبلغ تا 250 €، بلیت‌های سفر و کسبوکارهای کوچک در صدور صورتحساب، به‌طور دائم معاف هستند.
ZUGFeRD یا XRechnung؟
XRechnung استاندارد صورتحساب برای کارفرمایان بخش عمومی است. تأمین‌کنندگان دولت فدرال از 27 نوامبر 2020 به‌صورت الکترونیکی صورتحساب می‌فرستند و نشانی گیرنده را با یک Leitweg-ID مشخص می‌کنند.
میان کسب‌وکارها ZUGFeRD رایج است: انسان‌ها PDF را می‌خوانند و نرم‌افزارها فایل XML جاسازیشده را پردازش می‌کنند. هر دو فرمت الزام را برآورده می‌کنند، به شرطی که محتوای آن‌ها با EN 16931 مطابقت داشته باشد. در ZUGFeRD این یعنی پروفایل BASIC یا بالاتر؛ پروفایل‌های MINIMUM و BASIC WL کافی نیستند.
دریافت و نگهداری صورتحسابهای الکترونیکی
هر کس صورتحساب الکترونیکی دریافت میکند، باید آن را در فرمت اصلی‌اش نگهداری کند؛ نسخه چاپی کافی نیست. از سال 2025 مدت نگهداری صورت‌حساب‌ها هشت سال است (§ 14b UStG, § 147 AO).
TWT Invoice صورتحسابهای الکترونیکی را از راه بارگذاری یا یک صندوق ایمیل اختصاصی دریافت میکند، آن‌ها را خوانا نمایش می‌دهد، بر اساس استاندارد بررسی میکند و نسخه اصلی را بایگانی میکند. کسی که فقط باید صورتحساب دریافت کند، می‌تواند از طرح رایگان «دریافت صورتحساب الکترونیکی» استفاده کند.
چگونه با TWT Invoice صورتحساب الکترونیکی صادر کنید
- صورتحساب را مانند همیشه بنویسید، آن را از یک پیش‌فاکتور منتقل کنید یا به‌صورت صورتحساب تکرارشونده تعریف کنید.
- فرمت را انتخاب کنید: ZUGFeRD با پروفایل EN 16931 برای مشتریان تجاری و XRechnung 3.0 با Leitweg-ID برای نهادهای دولتی.
- پیش از ارسال، TWT Invoice هر صورتحساب الکترونیکی را با ابزار اعتبارسنجی KoSIT و فایل PDF/A-3 را با veraPDF بررسی میکند.
- با ایمیل ارسال کنید، با شماره صورتحساب پیاپی و بایگانی نسخه اصلی.
پرسش‌های متداول
خیر. یک PDF بدون دادههای ساختاریافته «صورتحساب دیگر» به شمار میرود. صورتحساب ZUGFeRD یک PDF با فایل XML جاسازیشده است و اگر فایل XML آن با EN 16931 مطابقت داشته باشد، صورتحساب الکترونیکی محسوب میشود.
بیشتر بخوانید
- الزام صورتحساب الکترونیکی: همه مهلت‌ها از 2025 تا 2028
- ایجاد صورتحساب ZUGFeRD
- ایجاد XRechnung و ارسال آن به نهادهای دولتی
- دریافت رایگان صورتحسابهای الکترونیکی
صدور صورتحساب الکترونیکی با TWT Invoice
30 روز آزمایش، امکان فسخ ماهانه، شامل ZUGFeRD و XRechnung، میزبانی‌شده در آلمان.
مشاهده TWT Invoice