E-faktura: wystawianie, wysyłka i odbiór

Czym jest e-faktura?

E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie i jest zgodny z europejską normą EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). Program może odczytać z niej każdą informację: numer faktury, usługę, kwoty, stawki VAT i dane bankowe.

Sam plik PDF nie jest więc e-fakturą, lecz tzw. inną fakturą (sonstige Rechnung), tak samo jak faktura papierowa. W Niemczech popularne są dwa formaty: XRechnung, czysty plik XML, oraz ZUGFeRD, czytelny plik PDF z osadzonym plikiem XML.

Od kiedy obowiązuje e-faktura?

Obowiązek wchodzi w życie etapami (ustawa Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG). Dotyczy faktur między firmami w Niemczech; nie obejmuje faktur dla klientów prywatnych.

• Od 1 stycznia 2025 r.: wszystkie firmy muszą mieć możliwość odbierania e-faktur, także mali przedsiębiorcy (Kleinunternehmer).
• 2025 i 2026: faktury papierowe są nadal dozwolone, a inne faktury elektroniczne, takie jak zwykły plik PDF, za zgodą odbiorcy.
• 2027: firmy, których łączny obrót w poprzednim roku przekroczył 800.000 €, wystawiają e-faktury; mniejsze firmy mogą do końca 2027 r. nadal stosować inne faktury.
• Od 1 stycznia 2028 r.: e-faktura jest obowiązkowa dla wszystkich. Na stałe wyłączone są faktury na drobne kwoty do 250 € i bilety na przejazd, a z wystawiania e-faktur zwolnieni są mali przedsiębiorcy.

Wszystkie terminy i wyjątki w szczegółach

ZUGFeRD czy XRechnung?

XRechnung to standard faktur dla zamawiających publicznych. Dostawcy instytucji federalnych wystawiają faktury elektronicznie od 27 listopada 2020 r., adresując je za pomocą Leitweg-ID.

Między firmami popularny jest ZUGFeRD: ludzie czytają PDF, a programy przetwarzają osadzony plik XML. Oba formaty wystarczają do spełnienia obowiązku, jeśli ich treść jest zgodna z EN 16931. W przypadku ZUGFeRD oznacza to profil od BASIC wzwyż; profile MINIMUM i BASIC WL nie wystarczą.

Jak wystawić fakturę ZUGFeRDJak wystawić XRechnung

Odbiór i przechowywanie e-faktur

Kto otrzymuje e-fakturę, musi ją przechowywać w pierwotnym formacie; wydruk nie wystarczy. Od 2025 r. okres przechowywania faktur wynosi osiem lat (§ 14b UStG, § 147 AO).

TWT Invoice przyjmuje e-faktury przez przesłanie pliku lub przez osobną skrzynkę e-mail, wyświetla je w czytelnej postaci, sprawdza pod kątem normy i archiwizuje w oryginale. Kto musi tylko odbierać e-faktury, korzysta z bezpłatnego planu „Odbiór e-faktur”.

Bezpłatny odbiór e-faktur

Jak wystawiać e-faktury w TWT Invoice

• Wystaw fakturę jak zwykle, utwórz ją na podstawie oferty albo ustaw jako fakturę cykliczną.
• Wybierz format: ZUGFeRD w profilu EN 16931 dla klientów biznesowych, XRechnung 3.0 z Leitweg-ID dla urzędów.
• Przed wysłaniem TWT Invoice sprawdza każdą e-fakturę walidatorem KoSIT, a plik PDF/A-3 narzędziem veraPDF.
• Wyślij e-mailem, z kolejnym numerem faktury i oryginałem w archiwum.