Obowiązek e-fakturowania: wszystkie terminy od 2025 do 2028 roku

Terminy w skrócie

• 1 stycznia 2025 r.: każda firma musi mieć możliwość odbierania e-faktur. Dla odbioru nie ma okresu przejściowego.
• 2025 i 2026: za sprzedaż w tych latach możesz nadal wystawiać faktury papierowe, a za zgodą odbiorcy także inne faktury elektroniczne, takie jak zwykły plik PDF.
• 2027: jeśli Twój łączny obrót w 2026 r. przekroczył 800.000 €, od 1 stycznia 2027 r. wystawiasz e-faktury. Jeśli nie przekroczył tej kwoty, do 31 grudnia 2027 r. możesz jeszcze wystawiać inne faktury (sonstige Rechnungen).
• 1 stycznia 2028 r.: e-faktura obowiązuje wszystkie firmy w obrocie między sobą w Niemczech, bez przepisów przejściowych.

Podstawa prawna

Obowiązek wynika z § 14 UStG w brzmieniu nadanym ustawą Wachstumschancengesetz, a przepisy przejściowe z § 27 Abs. 38 UStG. Federalne Ministerstwo Finansów wyjaśniło szczegóły w pismach z 15 października 2024 r. i z 15 października 2025 r.

Obowiązek dotyczy transakcji między firmami, gdy obie mają siedzibę w Niemczech. Nie obejmuje faktur dla klientów prywatnych ani dla klientów za granicą.

Które faktury są wyłączone?

• Faktury na drobne kwoty (Kleinbetragsrechnungen) do 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Bilety na przejazd (§ 34 UStDV).
• Faktury małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer) w rozumieniu § 19 UStG (§ 34a UStDV). Także oni muszą mieć możliwość odbierania e-faktur.

Przypadki szczególne

Istniejące procedury EDI, które nie spełniają jeszcze wymagań dla e-faktury, można stosować dalej do końca 2027 r.

Usługi i dostawy, które wykonujesz w 2026 r., a fakturujesz dopiero w 2027 r., sprawdź ze swoim doradcą podatkowym: w ich przypadku próg 800.000 € nie ma zastosowania wprost.

Co, jeśli format jest nieprawidłowy?

Po upływie okresów przejściowych faktura w niewłaściwym formacie nie jest prawidłową fakturą. Zagraża to przede wszystkim odliczeniu VAT naliczonego u Twojego klienta, dlatego klienci mogą odrzucać takie faktury.

Co zrobić już teraz

• Skonfiguruj odbiór: skrzynkę e-mail i program, który wyświetla e-faktury w czytelnej postaci, sprawdza je i archiwizuje w oryginale.
• Ustal, który termin dotyczy Ciebie: czy Twój łączny obrót w 2026 r. przekroczył 800.000 €, czy nie.
• Przestaw własne faktury na ZUGFeRD lub XRechnung, najlepiej przed terminem, aby klienci się do nich przyzwyczaili.
• Sprawdź dane podstawowe: numer VAT UE (USt-IdNr.), numer podatkowy, dane bankowe, a w przypadku urzędów także Leitweg-ID.

Czym jest e-fakturaBezpłatny odbiór e-faktur