Jak wystawić XRechnung i wysłać ją do urzędów

Czym jest XRechnung?

XRechnung to plik XML zgodny z europejską normą EN 16931, uzupełniony o niemieckie reguły. Standard wydaje Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Obowiązuje wersja 3.0; zapowiedziano wersję 4.0.

Ponieważ XRechnung nie ma widoku strony, odbiorca potrzebuje programu, aby ją odczytać. Urzędy przetwarzają ją automatycznie. W obrocie między firmami występuje rzadziej, ale ma taką samą ważność.

Kto potrzebuje XRechnung?

Dostawcy instytucji federalnych muszą wystawiać faktury elektronicznie od 27 listopada 2020 r.; kraje związkowe mają własne przepisy i terminy. W obrocie między firmami XRechnung jest jednym ze sposobów spełnienia obowiązku e-fakturowania.

Terminy obowiązku e-fakturowania

Leitweg-ID

Leitweg-ID to adres urzędu, do którego trafia faktura. Znajduje się w zleceniu lub w zamówieniu, a w XRechnung należy go wpisać w pole referencji nabywcy (BT-10). Bez niego federalne portale faktur nie przyjmą faktury.

Przesyłanie: portal, e-mail lub Peppol

Faktury dla urzędów federalnych przechodzą przez federalne platformy odbioru faktur (ZRE i OZG-RE): przesyłane jako plik, e-mailem lub przez sieć Peppol. Jakie kanały przyjmuje dany urząd, wynika z jego wytycznych.

TWT Invoice tworzy XRechnung jako plik do przesłania i na życzenie wysyła ją e-mailem.

Jak wystawić XRechnung w TWT Invoice

• Utwórz fakturę i zapisz Leitweg-ID w danych klienta.
• Wybierz format XRechnung 3.0; dane obowiązkowe, takie jak Twoje dane kontaktowe i warunki płatności, TWT Invoice pobiera z danych podstawowych.
• Przed wysłaniem walidator KoSIT sprawdza plik pod kątem reguł EN 16931 i XRechnung.
• Pobierz plik i prześlij go do portalu albo wyślij bezpośrednio e-mailem. Plik pozostaje w archiwum przez osiem lat.