ZUGFeRD czy XRechnung: różnica w prostych słowach

Różnica w dwóch zdaniach

XRechnung składa się wyłącznie z danych: to plik XML bez widoku strony. ZUGFeRD to plik PDF, w którym właśnie takie dane są osadzone jako plik XML; człowiek czyta PDF, a program plik XML.

XRechnung

• Plik XML zgodny z EN 16931, uzupełniony o niemieckie reguły, wydawany przez KoSIT i obowiązujący w wersji 3.0.
• Standard faktur dla urzędów, adresowanych za pomocą Leitweg-ID w polu referencji nabywcy (BT-10).
• Bez oprogramowania prawie nieczytelna: odbiorca potrzebuje programu, który ją wyświetli.

Jak wystawić XRechnung i wysłać ją do urzędów

ZUGFeRD

• Plik PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML, wydawany przez FeRD i technicznie identyczny z francuskim Factur-X.
• Popularny w obrocie między firmami, bo każdy odbiorca może otworzyć plik PDF.
• E-faktura od profilu BASIC wzwyż; profile MINIMUM i BASIC WL nie są e-fakturą w rozumieniu § 14 UStG.
• Dla celów podatkowych liczą się dane w pliku XML, a nie obraz.

Jak wystawić fakturę ZUGFeRD

Który format i kiedy?

• Faktura dla urzędu: XRechnung z Leitweg-ID zamawiającego.
• Faktura dla firmy: zwykle ZUGFeRD, bo klient może ją przeczytać także bez programu; XRechnung jest równie ważna.
• Twój klient przetwarza faktury automatycznie: format, którego oczekuje jego system; oba zawierają te same dane.
• Zwykły plik PDF bez pliku XML jest w obrocie między firmami w Niemczech dozwolony już tylko w okresie przejściowym, najpóźniej do końca 2027 r.

Obowiązek e-fakturowania: wszystkie terminy od 2025 do 2028 roku

Oba formaty z tej samej faktury

W TWT Invoice wystawiasz fakturę raz i wybierasz format: ZUGFeRD w profilu EN 16931 albo XRechnung 3.0. Przed wysłaniem walidator KoSIT sprawdza plik XML, a veraPDF plik PDF/A-3; faktura pozostaje w oryginale w archiwum przez osiem lat.