E-fatura: oluşturma, gönderme ve alma

E-fatura nedir?

E-fatura, otomatik işlemeye olanak tanıyan ve Avrupa standardı EN 16931 ile uyumlu, yapılandırılmış elektronik formatta bir faturadır (§ 14 Abs. 1 UStG). Bir yazılım her bilgiyi okuyabilir: fatura numarası, hizmet, tutarlar, KDV oranları ve banka bilgileri.

Bu nedenle tek başına bir PDF dosyası e-fatura değildir; tıpkı kâğıt üzerindeki bir mektup gibi diğer fatura (sonstige Rechnung) sayılır. Almanya'da iki format yaygındır: salt bir XML dosyası olan XRechnung ve içine XML dosyası gömülü, okunabilir bir PDF olan ZUGFeRD.

Zorunluluk ne zaman başlıyor?

Zorunluluk aşama aşama geliyor (Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG). Yurt içindeki işletmeler arasında kesilen faturalar için geçerlidir; bireysel müşterilere kesilen faturaları kapsamaz.

• 1 Ocak 2025'ten bu yana: Tüm işletmeler e-fatura alabilmek zorundadır; küçük işletmeler (Kleinunternehmer) de buna dahildir.
• 2025 ve 2026: Kâğıt faturalara izin verilmeye devam eder; salt PDF gibi diğer elektronik faturalara ise alıcının onayıyla.
• 2027: Önceki yıl toplam cirosu 800.000 € üzerinde olan işletmeler e-fatura düzenler; daha küçük işletmeler 2027 sonuna kadar diğer faturaları kullanmaya devam edebilir.
• 1 Ocak 2028'den itibaren: E-fatura herkes için zorunludur. Kalıcı olarak muaf olanlar: en fazla 250 € tutarındaki küçük tutarlı faturalar, yolcu biletleri ve e-fatura düzenleme konusunda küçük işletmeler.

Tüm tarihler ve istisnalar ayrıntılarıyla

ZUGFeRD mi, XRechnung mu?

XRechnung, kamu kurumlarına kesilen faturalar için standarttır. Federal yönetimin tedarikçileri 27 Kasım 2020'den bu yana faturalarını elektronik olarak, bir Leitweg-ID ile adresleyerek gönderir.

İşletmeler arasında ZUGFeRD yaygındır: insanlar PDF dosyasını okur, yazılımlar gömülü XML dosyasını işler. İçerikleri EN 16931 standardına uygunsa her iki format da zorunluluğu karşılar. ZUGFeRD için bu, BASIC ve üzeri bir profil demektir; MINIMUM ve BASIC WL profilleri yeterli değildir.

ZUGFeRD faturası oluşturmaXRechnung oluşturma

E-faturaları alma ve saklama

E-fatura alan işletme, faturayı orijinal formatında saklamak zorundadır; bir çıktı yeterli değildir. 2025'ten bu yana faturaların saklama süresi sekiz yıldır (§ 14b UStG, § 147 AO).

TWT Invoice e-faturaları yükleme yoluyla veya kendine ait bir e-posta kutusu üzerinden alır, okunabilir biçimde gösterir, standarda göre kontrol eder ve orijinal hâliyle arşivler. Yalnızca e-fatura alması gerekenler bunun için ücretsiz “E-fatura alımı” planını kullanır.

E-faturaları ücretsiz alma

TWT Invoice ile e-fatura nasıl oluşturulur

• Faturayı her zamanki gibi yazın, bir tekliften aktarın veya tekrarlanan fatura olarak oluşturun.
• Formatı seçin: kurumsal müşteriler için EN 16931 profilinde ZUGFeRD, kamu kurumları için Leitweg-ID ile XRechnung 3.0.
• TWT Invoice göndermeden önce her e-faturayı KoSIT doğrulayıcısıyla, PDF/A-3 dosyasını da veraPDF ile kontrol eder.
• E-posta ile gönderin; fatura ardışık bir numara alır ve orijinal hâliyle arşivde kalır.