E-Rechnung: erstellen, senden und empfangen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein Programm kann jede Angabe auslesen: Rechnungsnummer, Leistung, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung.

Eine PDF-Datei allein ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, ebenso wie ein Brief auf Papier. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei.

Ab wann gilt die Pflicht?

Die Pflicht kommt in Stufen (Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG). Sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland; Rechnungen an Privatkunden betrifft sie nicht.

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• 2025 und 2026: Papierrechnungen sind weiter erlaubt, andere elektronische Rechnungen wie ein reines PDF mit Zustimmung des Empfängers.
• 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, stellt E-Rechnungen aus; kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist für alle Pflicht. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer beim Ausstellen.

Alle Fristen und Ausnahmen im Detail

ZUGFeRD oder XRechnung?

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Lieferanten des Bundes rechnen seit dem 27. November 2020 elektronisch ab, adressiert mit einer Leitweg-ID.

Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreitet: Menschen lesen das PDF, Programme verarbeiten die eingebettete XML-Datei. Beide Formate erfüllen die Pflicht, wenn ihr Inhalt der EN 16931 entspricht. Bei ZUGFeRD heißt das ein Profil ab BASIC; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.

ZUGFeRD-Rechnung erstellenXRechnung erstellen

E-Rechnungen empfangen und aufbewahren

Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie in ihrem ursprünglichen Format aufbewahren; ein Ausdruck reicht nicht. Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO).

TWT Invoice nimmt E-Rechnungen per Upload oder über ein eigenes E-Mail-Postfach an, zeigt sie lesbar an, prüft sie gegen die Norm und archiviert sie im Original. Wer nur empfangen muss, nutzt dafür den kostenlosen Plan „E-Rechnung Empfang“.

E-Rechnungen kostenlos empfangen

So erstellen Sie E-Rechnungen mit TWT Invoice

• Rechnung wie gewohnt schreiben, aus einem Angebot übernehmen oder als wiederkehrende Rechnung anlegen.
• Format wählen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 für Geschäftskunden, XRechnung 3.0 mit Leitweg-ID für Behörden.
• Vor dem Versand prüft TWT Invoice jede E-Rechnung mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT und das PDF/A-3 mit veraPDF.
• Per E-Mail senden, mit fortlaufender Rechnungsnummer und Archiv im Original.