XRechnung erstellen und an Behörden senden

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ergänzt um deutsche Regeln. Herausgegeben wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Gültig ist die Version 3.0; die Version 4.0 ist angekündigt.

Weil eine XRechnung keine Seitenansicht hat, braucht der Empfänger ein Programm, um sie zu lesen. Behörden verarbeiten sie automatisch. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist sie seltener, aber ebenso gültig.

Wer braucht eine XRechnung?

Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen; die Länder haben eigene Regeln und Fristen. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist die XRechnung eine der Möglichkeiten, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

Die Fristen der E-Rechnungspflicht

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde, an die die Rechnung geht. Sie steht im Auftrag oder in der Bestellung und gehört in der XRechnung in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Ohne sie nehmen die Rechnungsportale des Bundes die Rechnung nicht an.

Übermitteln: Portal, E-Mail oder Peppol

Rechnungen an Bundesbehörden gehen über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE): per Upload, per E-Mail oder über das Peppol-Netz. Welche Wege eine Behörde annimmt, steht in ihren Vorgaben.

TWT Invoice erzeugt die XRechnung als Datei zum Hochladen und sendet sie auf Wunsch per E-Mail.

So erstellen Sie eine XRechnung mit TWT Invoice

• Rechnung anlegen und beim Kunden die Leitweg-ID hinterlegen.
• Das Format XRechnung 3.0 wählen; Pflichtangaben wie Ihre Kontaktdaten und die Zahlungsbedingungen übernimmt TWT Invoice aus den Stammdaten.
• Vor dem Versand prüft das Prüfwerkzeug der KoSIT die Datei gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung.
• Herunterladen und im Portal hochladen oder direkt per E-Mail senden. Die Datei bleibt acht Jahre im Archiv.