E-Rechnungspflicht: alle Fristen von 2025 bis 2028

Die Fristen im Überblick

• 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.
• 2025 und 2026: Für Umsätze dieser Jahre dürfen Sie weiter Papierrechnungen ausstellen, mit Zustimmung des Empfängers auch andere elektronische Rechnungen wie ein reines PDF.
• 2027: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, stellen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus. Lag er nicht darüber, dürfen Sie bis 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• 1. Januar 2028: Die E-Rechnung gilt für alle Unternehmen im inländischen Geschäft untereinander, ohne Übergangsregel.

Die Rechtsgrundlage

Die Pflicht steht in § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einzelheiten in Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 erläutert.

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland fallen nicht darunter.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch sie E-Rechnungen können.

Sonderfälle

Bestehende EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung noch nicht erfüllen, dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden.

Leistungen, die Sie 2026 erbringen und erst 2027 abrechnen, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater prüfen: Für sie gilt die Grenze von 800.000 € nicht ohne Weiteres.

Was gilt, wenn das Format nicht stimmt?

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Rechnung im falschen Format keine ordnungsgemäße Rechnung. Das gefährdet vor allem den Vorsteuerabzug Ihres Kunden, und Kunden können solche Rechnungen deshalb zurückweisen.

Was Sie jetzt tun sollten

• Den Empfang einrichten: ein Postfach und eine Software, die E-Rechnungen lesbar anzeigt, prüft und im Original archiviert.
• Klären, welche Frist für Sie gilt: Gesamtumsatz 2026 über oder bis 800.000 €.
• Die eigenen Rechnungen auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen, am besten vor der Frist, damit sich Kunden daran gewöhnen.
• Stammdaten prüfen: Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Bankverbindung und für Behörden die Leitweg-ID.

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