ZUGFeRD oder XRechnung: der Unterschied einfach erklärt

Der Unterschied in zwei Sätzen

Die XRechnung besteht nur aus Daten: eine XML-Datei ohne Seitenansicht. ZUGFeRD ist ein PDF, in das genau solche Daten als XML-Datei eingebettet sind; der Mensch liest das PDF, das Programm die XML-Datei.

Die XRechnung

• Eine XML-Datei nach der EN 16931 mit deutschen Regeln, herausgegeben von der KoSIT, gültig in der Version 3.0.
• Der Standard für Rechnungen an Behörden, adressiert mit der Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10).
• Ohne Software kaum lesbar: Der Empfänger braucht ein Programm, das sie anzeigt.

XRechnung erstellen und an Behörden senden

ZUGFeRD

• Ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei, herausgegeben vom FeRD und technisch gleich mit dem französischen Factur-X.
• Im Geschäft zwischen Unternehmen verbreitet, weil jeder Empfänger das PDF öffnen kann.
• Eine E-Rechnung ab dem Profil BASIC; die Profile MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
• Für die Steuer zählen die Daten in der XML-Datei, nicht das Bild.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Welches Format wann?

• Rechnung an eine Behörde: die XRechnung, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers.
• Rechnung an ein Unternehmen: meist ZUGFeRD, weil der Kunde sie auch ohne Software lesen kann; die XRechnung ist ebenso gültig.
• Ihr Kunde verarbeitet Rechnungen automatisch: das Format, das sein System erwartet; beide tragen dieselben Daten.
• Ein reines PDF ohne XML-Datei ist zwischen Unternehmen in Deutschland nur noch in der Übergangszeit erlaubt, längstens bis Ende 2027.

E-Rechnungspflicht: alle Fristen von 2025 bis 2028

Beide aus derselben Rechnung

In TWT Invoice schreiben Sie die Rechnung einmal und wählen das Format: ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung 3.0. Vor dem Versand prüft das Prüfwerkzeug der KoSIT die XML-Datei und veraPDF das PDF/A-3; die Rechnung bleibt acht Jahre im Original im Archiv.